چگونه زمان را مدیریت کنیم؟
ممکن است در زندگی خود در زمینه مدیریت زمان کلاسی را گذرانده و یا کتابی را خوانده باشید. هم‌چنین ممکن است با استفاده از ابزارهای دیگر برای زمان خود برنامه‌ریزی کرده باشید. اما با همه این ابزارها و اطلاعات ممکن است از خود بپرسید که آیا واقعا همه کارها را به نحو احسن انجام می‌دهید و به اتمام می‌رسانید؟
جواب این موضوع واضح است . تمام مواردی که در زمینه مدیریت زمان یاد گرفته‌اید چیزی جز هدر دادن زمان نیست چرا که در عمل پاسخ نیاز شما را نمی‌دهد.
قبل از آنکه شما شروع به یادگیری مدیریت زمان و روش‌های آن کنید باید بدانید که زمان به چه معناست. طبق تعریف فرهنگ لغات زمان به معنای بخش یا دوره‌ای است که در آن اتفاقی روی می‌دهد.
۲ نوع زمان وجود دارد: زمان ساعت و زمان واقعیت. در زمان ساعت ۶۰ ثانیه در هر دقیقه، ۶۰ دقیقه در هر ساعت، ۲۴ ساعت در یک روز و ۳۶۵ روز در یک سال وجود دارد. تمام زمان گذراست. اگر فردی به سن ۵۰ سالگی برسد دقیقا ۵۰ سال دارد نه بیشتر و نه کمتر.
در زمان واقعیت، تمام زمان باهم مرتبطند. تغییرات زمان به آن‌چه که شما انجام می‌دهید بستگی دارد. ۲ ساعت کار با ماشین در گروه حمل و نقل می‌تواند همانند ۱۲ سال کار برای شما باشد. و در عین حال برای کودک ۱۲ ساله ممکن است شما احساس کنید که از زمان تولد او تا اکنون تنها ۲ ساعت گذشته است.
کدام زمان بیان‌گوی زمان واقعیست که شما در آن زندگی می‌کنید؟ زمان ساعت یا زمان واقعیت؟
دلیل آنکه ابزارها و سیستم‌های مدیریت زمان پاسخ‌گوی نیاز شما نیست اینست که این‌گونه برنامه‌ها براساس زمان ساعت طراحی شده‌اند. زندگی بیشتر افراد براساس زمان ساعت نمی‌باشد و همه در زمان واقعیت زندگی می‌کنند. دنیایی که در آن زمان در هنگام شادی زود می‌گذرد و در هنگام ناراحتی دیرتر.
خبر خوب در این زمینه اینست که زمان واقعیت ساخته ذهن شماست و در نتیجه هر چیزی که شما ساخته باشید می‌توانید مدیریت کنید. وقت آن رسیده است که تمام جملات منفی را از خود دور کنید. جملاتی مانند ” من زمان کافی ندارم” ، یا ” امروز زمان مناسبی برای شروع کار نیست ” .
تنها ۳ راه برای گذراندن زمان وجود دارد: تفکر ، گفتگو و عمل. صرف نظر از نوع کسب و کار، کار شما از این ۳ مورد تشکیل شده است.
شما باید بررسی کنید که چه میزان از زمان خود را صرف این ۳ مورد می‌کنید و در نتیجه با مدیریت آن می‌توانید به موفقیت برسید.
با تمرین تکنیک‌های زیر شما می‌توانید مدیر زمان خود باشید.
– یک ساختار در نظر بگیرید و تمام افکار، مکالمات و کارهایی که در طول یک هفته انجام می‌دهید را در آن ثبت کنید. این موضوع به شما کمک می‌کند که تمام اعمال خود در یک روز را بررسی کنید و لحظات ارزشمند که از دست رفته‌اند را دریابید. خواهید دید که در واقع چه میزان زمان صرف کارهای ارزشمند و چه میزان زمان برای کارهای بی‌ارزش هدر رفته است.
– هر عمل یا مکالمه‌ای که برای موفقیت شما از اهمیت بالایی برخوردار است باید زمان به آن اختصاص داده شود. از تمام کارها، مکالمات و افکاری که دارید لیست تهیه کنید و با توجه به ارزش هر کدام، آن‌ها را الویت‌بندی کنید. سپس برای هر مورد از ابتدا تا انتهای آن برنامه‌ریزی خاصی را انجام دهید.
– زمان خود را طوری برنامه‌ریزی کنید که حداقل ۵۰% آن شامل تفکرات، مکالمه و کارهایی باشد که بیشترین تاثیر را در رسیدن به نتیجه مورد نظرتان دارد.
– هر روز ۳۰ دقیقه را برای برنامه‌ریزی آن روز اختصاص دهید. تا زمانی که برنامه‌ریزیتان به اتمام نرسیده است روزتان را شروع نکنید. مهم‌ترین زمان هر روز شما زمانیست که برای آن روز برنامه‌ریزی می‌کنید.
– ۵ دقیقه قبل از هر صحبت یا عملی تصمیم بگیرید که در راستای این عمل به چه نتیجه‌ای می‌خواهید برسید. این موضوع به شما کمک می‌کند که قبل از شروع هر کار موفقیت در آن کار را تصور کنید. هم‌چنین بعد از هر عمل یا صحبت ۵ دقیقه را در نظر بگیرید و بررسی کنید که آیا به نتیجه ای که می‌خواستید دست یافته‌اید یا خیر؟ اگر این‌گونه نیست چه چیزی کم بوده است؟ چگونه می‌توانید این کمبود را در صحبت و عمل بعدی جبران کنید؟
– سعی کنید از پاسخ دادن سریع چه به تلفنتان که زنگ خورده و یا ایمیلی که برایتان آمده خودداری کنید. خیلی سریع توجه خود را به دیگران جلب نکنید ، مگر آنکه پاسخ سریع شما نتیجه بسیار مهمی را در کسب و کارتان به‌همراه دارد. به جای پاسخ سریع برای این موضوع برنامه‌ریزی کنید و در فرصت مناسب به ایمیل‌ها پاسخ داده و افرادی که تماس گرفته‌اند تماس بگیرید.
– اگر از رسانه‌های اجتماعی در راستای اهداف کسب و کارتان استفاده نمی‌کنید بهتر است از آن‌ها دوری کنید.
– بخاطر داشته باشید که همیشه همه چیز ممکن است خوب پیش نرود. اگر ۲۰% از افکار و مکالمات و رفتار شما به بهترین نحو در مسیر هدفتان باشد به ۸۰% از نتیجه‌ای که می‌خواهید رسیده‌اید.
نوشتن نظر